大型活动报备流程

大型活动报备流程有哪些



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大型体育赛事、演唱会、年会等大型群众性活动的主办方在举办活动的准备阶段,都会遇到一个必须直面的环节——公安报批。


同时公安报批的文件材料准备(也称大型群众性活动安全工作方案)又是这个环节中心必不可少而又最繁琐的工作。原因在于很多主办方不明确或者说心中没有底,这个公安报批材料究竟应该包含哪些材料,每份材料中究竟要体现哪些要点,更有不同城市的公安机构,可能对同样性质的材料的叫法完全不同,导致主办方在准备公安报批材料的时候往往一头雾水,最终就只能出钱找第三方承办公司整理套用一沓文本,可想而知的最终结果是具体操作与材料文本严重脱节,用更严肃的态度来看就是“说一套、做一套”。


笔者(夏清,顾复俊)认为,一份精心准备的公安报批材料首先可以梳理清楚活动的概况,同时在梳理的过程中,应由主办方跟票务公司、安保公司、舞台搭建公司、经纪公司等,就各个环节落实方案、细化操作流程、明确职责范围,材料中至少应包括活动前的准备、活动中的安排、以及活动过程中可能的突发情况紧急预案。从主观角度来看这既是在准备申报材料,更是在拟写、预演一场活动的工作方案,因此只有事无巨细的文本材料才是一份真正意义上合格的公安报批材料。这里笔者就越俎代庖一下,根据自己的经验,谈谈一份公安报批材料至少应该包括哪些材料。


目前针对举办大型活动的管理,依据的是2007年国务院颁发的第505号《大型群众性活动安全管理条例》(以下简称505号文)。



505号文比较明确的界定了“大型群众性活动”的概念,是指法人或者其他组织面向社会公众举办的每场次预计参加人数达到1000人以上的活动,如体育比赛、演唱会、音乐会等文艺演出、展览、展销等。换句话说,预计参加人数(针对商业活动,这个参加人数也就是可售票数量)在1000人以上的活动,就需要活动承办方向公安机关申请安全许可。


505号文同时明确举办大型群众性活动,“坚持承办者负责、政府监管的原则”,承办者应当制订大型群众性活动安全工作方案。大型群众性活动安全工作方案包括下列内容:


(一)活动的时间、地点、内容及组织方式;


(二)安全工作人员的数量、任务分配和识别标志;


(三)活动场所消防安全措施;


(四)活动场所可容纳的人员数量以及活动预计参加人数;


(五)治安缓冲区域的设定及其标识;


(六)入场人员的票证查验和安全检查措施;


(七)车辆停放、疏导措施;


(八)现场秩序维护、人员疏导措施;


(九)应急救援预案。


上述九点是公安报批材料的必备要素,具体落到纸面上笔者认为至少需要包含以下内容。



一、《大型群众性活动安全许可申请表》


该表格一般由各地公安机关提供模板,承办者应当就活动基本概况,如活动时间、地点、内容等如实填写。同时明确活动承办方、舞台搭建方、安保安检提供方、场地提供方、票务公司的主要负责人及项目负责人联系方式及职责范围,并由各单位负责人签字并加盖公章。


同时出具正式委托书,委托承办公司专员负责办理相关手续,为报批材料的真实性承担责任。




二、承办者合法成立的证明及安全责任人的身份证明


(一)承办者《营业执照》复印件。


(二)承办者的公司法人及安全责任人(报审专员)身份证件复印件。


(三)由两个或两个以上承办者共同举办活动的,应当提交联合承办协议及上述各自相关证明,及职责范围。



三、其他资质、资格证明


举办大型体育赛事、演唱会等大型群众性活动,应当依照有关法律、法规的规定,提交有关主管部门的批准或同意举办文件。


如文艺演出应提交市文广局行政许可书正本,进行外语演出的外籍演员应附经文化部审核通过的演出项目详表;体育比赛应提交国家体育总局相关部门或省、市级以上体育部门批准文件或证明函。


四、活动场所管理者同意提供活动场所的证明


(一)提供场所租赁协议或场地确认函,明确场地租赁方法人主体、场地方营业执照,使用该场所的时间、范围、包含设施等基本情况,附场所及活动平面图、等,加盖承办者公章。


(二)新建场所应提供消防部门出具的消防安全检查验收证明文件,含场所消防安全验收合格文件、经消防部门核定通过的该场所活动人员容量设计方案等。  



五、大型群众性活动方案


说明活动举办的日期及具体时间段,场地所处的位置,具体内容和组织形式,预计参加人数,演艺人员、参赛队伍、参展单位人数、其他安排等情况的活动方案。


涉及当红明星及运动员的,还应提供航班号和入住酒店,并做好相应预案,以减少机场或酒店大量粉丝的无序聚集可能性。



六、进行活动场所搭建的相关证明


搭建临时舞台、看台的,应当提交搭建公司的以下证明材料:


(一)搭建公司的《营业执照》和资质认证材料复印件;


(二)搭建公司的法人代表身份证件复印件。


(三)搭建公司与承办方的搭建协议。


(四)明确舞台、看台及灯光、音响等设施的搭建平面图(平面图应以CAD格式套在场地平面图中)、剖面图和效果图,并附搭建示意图和使用材料说明,并由承办者和搭建公司有关负责人签字、加盖公章。


(五)对可能的特效及特殊舞台机械进行说明。



七、票务销售方案


(一)票务公司的《营业执照》和资质认证材料复印件;


(二)票务公司的法人代表身份证件复印件。


(三)票务公司与承办方的票务合作协议。


(四)对社会公开售票的活动,应当提供票券样张,防伪措施、线上及线下票务销售渠道及方案。


(五)应当提供标明具体票务销售数量及场所内座位分布情况详图(该图应套在场馆平面图中,并在关键位置进行距离标注,如舞台台口至第一排座位、内场行距、安全通道等)。


(六)对摄像机位、视线受阻位、安全预留座位等在座位图上进行明确标注。



八、大型群众性活动安全工作方案


(一)安保、安检公司的《营业执照》和资质认证材料复印件;


(二)安保、安检公司的法人代表身份证件复印件。


(三)安保、安检公司与承办方的合作协议。


(四)活动的时间、地点、内容及组织方式;


应当说明活动举办日期以及具体的时间段,场地所处的位置,活动的具体内容,活动以何种方式组织等。


(五)安全工作人员的数量、任务分配和识别标志;


提供承办方与安全工作人员提供方(有资质的安保、安检公司)的合作协议。同时说明安全工作人员基本情况,安全工作人员主要包括承办者的安全工作人员以及专门从事大型群众性活动安保(安检)工作的保安队伍。方案中明确保安(安检)人员数量、岗位安排、点位图、工作职责和安检设备配置情况等。安全工作人员应当佩戴统一、规范、便于识别的标志。


(六)活动预计参加人数;


应当说明活动各个分区的详细容量,在考虑核定容量留有余地的基础上,预计参加活动的人数。


(七)治安缓冲区域的设定及其标识;


应当根据公安机关的要求,设置相应的人群缓冲区域,以及设置明显的引导标识。要对该情况作出说明。


(八)入场人员的票证查验和安全检查措施;


票证应当有防伪措施。票证查验应当有专人负责,必要时配备专用设施。应当根据公安机关要求,配备专业安检设备、器材,对入场人员进行安检。对于一些特殊活动,还应在材料中明确,哪些器材是不允许带入活动现场。要对该情况作出说明。


(九)车辆停放、疏导措施;


应当说明机动车、非机动车停车场地设置和疏导标志设置情况,并配备相应的停车证样张。


(十)现场秩序维护、人员疏导措施;


应当在进出场高峰、活动高峰等重要时段,出入口、舞台前、楼梯口等重要部位,安排安全工作人员及设施设备,加强秩序维护和人群疏导。要对该情况作出说明,明确工作职责。



九、大型群众性活动消防安全工作方案


应当制订灭火和应急疏散预案,说明活动场所内消防设施、器材配备,消防安全标志设置,疏散通道、安全出口通道等情况。



十、大型群众性活动突发事件应急预案


应当说明在发生人群拥挤踩踏等突发事件情况下,应急救援的指挥关系、力量调动和工作措施。



十一、演员承诺书


活动中有境外演员的,应当提交其承诺遵守我国法律、法规的签字保证书,如为外籍演员的应提交中英文对照版本的保证书。


笔者(夏清,顾复俊)相信,若脚踏实地与各方沟通并认真组织完成包含上述内容的公安报批材料,承办方肯定已经对整个活动的情况融会贯通、了然于胸,也为活动业务的实际进一步推进打下坚实的基础。


最后笔者(夏清,顾复俊)在文末提供一个彩蛋,那就是在公安协调会上如何既快又准地汇报活动相关信息,希望大家都能顺顺利利、成功举办各大项目。


活动名称:

活动日期:

承办方公司:

承办方公司负责人及联系方式:

承办方项目负责人及联系方式:

活动起止时间:

活动时长:

艺人彩排时间:

观众进场时间:

艺人或球队名称:

邀请嘉宾:

演出团队总人数:

航班信息:

是否安排机场VIP通道:

入住酒店:

酒店安保方案:

观众进场/退场路线:

车辆进场/退场路线:

艺人或球队进场/退场路线:

VIP或领导进场/退场路线:

票务公司:

票务公司项目负责人及联系方式:

可售票总数:

座位区域分布:

已售票数:

座位区域分布:

现场售票方案(含现场可售票数量):

预计上座率(活动现场人数):

座椅提供方:

活动特许商品零售情况:

座位摆放物品:

活动赞助广告或主视觉方案(含室内、室外):

现场急救医疗方案(含联系人):

其他附属市场、VIP活动等:

安保公司:

安保公司项目负责人及联系方式:

安保总人数:

机动队人数:

外围交通协管人数:  

安检设备方案:

观众进场前清场时间:

搜爆时间:

舞台搭建公司:

舞台搭建公司项目负责人及联系方式:

舞台情况介绍:

舞台特效介绍:

控制台位置:

摄像机位:

用电情况:

活动相关停车方案:  

场地现有停车场方案:

周边停车场方案:

停车证样张:

活动相关工作证件方案:

证件种类:

各证件需求总数:

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