如何承办一场“高大上”的峰会

承办一个APEC级别的国际高端峰会有多难?

  

繁琐的前期准备,事无巨细的统筹协调,琐碎而专业的操作流程——会议行业的顶级“高大上”生意,想想就让人望而却步。但归根到底,任何活动的组织方法都可以解构到最基本的运作逻辑层面:统筹规则、大计划、风险机制,即使是国际高端峰会也不例外。

  


建立统筹规则


舞美、外场搭建、会场内外视听设备、各类物料制作、人员管理、现场把控、应急预案、后勤保障……大到讲台使用是否符合人体工程学,小到各VIP室茶水的种类与温度控制,影响一场大会成败的因素如此繁杂!要使所有这些看似杂乱的因素为你所用,成就一场成功的大会,首先需要建立一套总体统筹规则。


在不久前结束的APEC会议中,海航集团旗下的大新华国际会展公司全案策划、实施了APEC重头戏之一的工商领导人峰会。面对来自亚太经合组织21个经济体、1500余名工商界人士和众多国内外媒体,大新华会展是这样建立大会组织统筹规则的:


1.以责任绑定人与事:统筹协调项目组成员明确分工对接各项事宜,责任到人;

2.进程管理:列出详细的事件罗列跟进表,明确沟通人、沟通进展和完成时间,及时进行事件反馈;

3.问题解决机制:解决不了的问题提交到周总结会讨论,最终结合主办方要求,给出解决方案。

  

看似简单,但很合理。在庞大的活动组织过程中,每个个体的组织者明确了自己的职能、权限和责任,就可以在自己分配的领域里制定微观策略、推进实施;进程管理确保了个体与组织保持着不间断的沟通,并且通过每一步细微的进展和变化实现个体任务的动态调整;当个体遇到无法解决的系统性问题或跨职能问题,就通过问题解决机制提交到组织,由组织协调处理。

  

大计划


活动整体是由无数个微观的个体任务组成的,必须要将所有个体任务、微观策略、每个项目的进程管理整合到一个“大计划”之中,使分拆到单个项目的大会组织朝着一个共同目标进展——就像老外爱说的:Now we are on the same page.在大会组织中,这个“大计划”通常以“时间表”的形式呈现。这样,大会组织工作就以“时间”为计量单位,事实证明方便高效。

  

以时间表为介质呈现“大计划”的一大好处在于:可以根据会议时间倒推回去,为每一部分工作留出恰当时间,如此再配合先前建立的统筹规则,人与事就开始动起来了,而且这种组织方式对项目的推进力十分强悍。

  

国际峰会的流程从一开始就需要根据演讲嘉宾是否确认出席而不断变化,确认过程繁琐、耗时长。结合时间表,大新华会展特别制定了相关人士确认进度推进方案,按照方案及大会约束的时间进行跟进,更新日程且每日进行总结与汇报,对于各经济体及成员国提出的相关问题进行回复,从文字确认到各内容编写,从嘉宾姓名到座位排序、从舞台布置到提词器的选择,各个细节逐一落实,确保会议流程中每个环节的顺畅及完美。

  

根据大会的具体情况,时间表可以分解为几大块,如活动搭建、出席嘉宾、媒体公关等,每一项分给不同的负责人,但在总策划手中,分解的时间表必须要整合成一张,这样才能根据各方进度随时综合协调。有了时间表,整个团队的组织工作才能协调高效,有条不紊。

  


风险机制


国际峰会作为一种开放系统,出现不可预料的变量几乎是无法避免的,这就使得“风险规避与应对机制”成为会议组织中不可或缺的一环。

  

治病不如防病,在风险规避方面,最重要的方法就是——彩排。彩排是一项技术活,主持人、演讲嘉宾、论坛嘉宾等要上台的人士都应该提前走场、定位,摄像测光、主屏幕画面测试等预演工作都必须提前进行。一遍一遍的走场定位、熟记会议流程、确保工作人员对嘉宾的指引精准到位,这对于把控会议整体节奏、规避会议风险有着重要的意义。彩排的过程中应该认真观察和总结,发现问题,查漏补缺。事先彩排会让你发现一些考虑不周之处,并有机会事先规避风险,比如多加一两只预备话筒、多加一台拷贝了演讲资料的备用笔记本电脑等等,如此可尽量做到有备无患。

  

如果有哪个行业特别青睐处女座,那应该非会议行业莫属——对细节的执着规避了大部分风险,决定了会议的成败。以同传系统为例,参加APEC峰会的嘉宾多为国际人士,大新华会展准备工作组在会前根据各语种需求选拔了优秀的口译人员,对各种设备进行深入了解,对于现场演讲嘉宾自带翻译需要介入同传等应急的状况也做了相应的预案。设备调试、语言转换等都需要在最短的时间内完成,以免影响现场同声传译的即时性。

  

当然,即使做足了前期准备,大型峰会也难免出现各种意外,除了专业可控的现场执行力之外,Plan-B(备用方案)也是绝不可被忽视的。现场的不可控因素例如视听设备的稳定性等都列入应急预案,做好两手准备,通过与电力、通信等各方紧密沟通,杜绝现场重大事故的发生。

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