如何策划大型会展活动

在会展策划的工作中,细节十分重要,可以用“十分细节,八分经验”来形容,大型活动更不能马虎。


一般企业会议、会展,都会考虑请专业的会议会展策划公司,或者是活动策划公司来完成,因为会议会展策划是一项非常系统、繁杂而重要的项目。当会展公司或者活动策划公司在接到任务后,首要的任务就是进行会展策划,而会展策划可是一个细活,要怎么做好这个呢?


会展策划细节十分重要,可以用“十分细节,八分经验”来形容。会展是个新兴的产业,策划师这个职业也是刚刚诞生不久。不少人之前从事过这个职业,但因为没有对这个职位定义,有的人还不知道自己从事的职业实际就是会展策划师。拿到一个展览或者会议,首先要考虑它的规模,人流量有多少?


可以和主办方沟通,因为主办方经常参展,对于人数和规模基本都有一个很准确的预测,也可参考最近参展的票面统计数据。然后就是确定展览的地点,地点确定后就要策划设计方案了,要根据不同展览设计不同方案内容,首先要设计序厅,人流的走向,然后是休息厅、互动厅以及各个展厅的位置,展台和标准展台的摆放以及和人流走向的关系,统统要考虑进去。每个细节都要考虑到,进门放在哪边?观众从什么地方进入,专业人员如何进场?



会议会展策划概要



1、要研究参展会客户心理;


2、要充分做好人、时、地、物、钱等准备;


3、要编组


4、寻找潜在客户;


5、产品介绍;


6、拓展品牌知名度;


7、通盘考虑,要赚回来;


8、最后根据有效资料,实行会后跟进。



会议会展策划细节流程



一:对企业进行有针对性的市场调研


收集有关本项目的各种资料,包括文字、图片以及录像等活动资料。对收集的资料要分类编排,结集归档。


二:制定详细完整的会展策划方案


确定会展的目标市场,会展的规模,展品的选择,评估观众数量的多少和 展览面积的大小以及参展的费用预算。


三:实施前的培训


让全体的实施工作人员理解策划方案精神,熟悉策划方案要求,掌握实施方案的工作、方法、步骤和技巧。


四:印刷材料的设计制作


利用会展的会刊、展前快讯、媒体报道等手段来进行前期宣传,扩大企业的影响力,吸引更多的目标客户。


五:展台的布置及展示


设备的调试安装,展台的人员配备。


六:相关的会展服务


根据参加会议者的具体情况以及人数多少安排相应的车辆;根据参会人员的喜好,预定各种形式的餐会,推荐不同的用餐地点;根据参会人员的喜好,设计不同的休闲方式、旅游线路,介绍下榻酒店附近的娱乐设施。


七:做好对活动的评估


开好总结会,做好善后公关工作。



会议会展策划注意事项



一、调查与分析会展的市场调查是选定会展项目的重要依据。它是会展策划的基础,也是必不可少的第一步。一般情况下市场调查要根据本地、本区域的经济结构、产业结构、地理 位置、交通状况和展会设施条件等特点,围绕市场进行调查。市场调查的主要内容包括会展环境的调查、会展企业情况的调查、会展项目情况的调查、会展市场竞争 情况的调查以及参观商、支持协助单位等情况的调查。只有在充分了解市场潜力、市场限制以及市场动态等信息的基础上,才能有的放矢地进行策划。


二、决策与计划做会展决定是一个决策的过程,应该掌握一定的决策策略。影响会展决策的要素有营销需要、市场条件、营销方式、内部条件等,会展的决策与计划应从分析决策的要素入手,确定会展的基本目标、集体目标和管理目标,然后决定展会的战略安排、市场安排、方式安排等。


三、运作与实施会展的运作与实施是进行会展的中心环节,也是会展策划的重心之所在。在这个阶段,会展策划人员根据《会展策划书》的计划与安排进行广告宣传工作、组织招展招商工作、会展设计工作以及会展相关活动策划等具体安排会展的工作方案。


四、效果评价与测定计划、实施、评估,是现代经营管理的三个步骤。会展的效果评价与测定是全面验证会展策划实施情况必不可少的工作。当整个会展策划、实施工作结束后,会展人 员应及时进行评估,总结经验,寻找问题,并写出评估测定工作总结报告,为以后会展工作准备可借鉴的历史参考文献,不断提高会展策划的水平。

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