会议策划要注意哪些方面

一个企业不只是年底才会举行会议,一年之中企业会举行大大小小不同的会议,而会议开始前都会进行前期的筹备工作,比如会议宗旨、会议主题、会议时间、会议地点等等,不只是大型会议需要策划,同样,小会议也是需要策划的,也需要成立筹备小组。但是中小型会议又与大型会议不同,接下来跟着毅创会议策划小编一起来看看中小型会议现场需要注意哪几个方面。

一、宾客姓名标签的摆放

当下流行的是圆桌会议,这样宾客就可以不分主次、先后。如果正好圆桌会议室怎么办?那就只好选择长型会议桌,长型会议桌就一定要把顺序安排好,这个是至关重要的。一般会议主办人应在坐在右前方,宾客的主角坐在对面,依次类推。当然也可灵活掌握,要有利于宾客的发言,提升会议气氛。

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二、鲜花、水果的布置

桌面摆放鲜花、水果,为会议室增添一丝亮点。

如有提前到达的嘉宾,这时一定要做好接待工作,不能让客人感到冷场,可以给给每个与会人员发一份会议资料。当嘉宾陆续到齐后,吩咐会场服务人员倒上茶水。

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三、投影、扩音设备的提前布置调试

会议前1小时要调试好扩音设备,且投影幕布尽量不要挡住会议室内主题幕布或条幅。

四、主持人要提升会议气氛

主持人要会利用各种方法使会议紧扣主题,提升会议气氛,使每个与会人员参与其中,从而达到预期的效果。

五、制定会议纪律

在会议入场前,提醒参会人员进入会场前把手机调至振动或关机,避免扰乱会议秩序。

六、做好会议记录

详细记录会议的要点和细节,准备会议纪要,以便于会后做出客观的会议评估。起到一个支持的作用,负责准确记录会议的要点并发放会议纪要,最后确认执行人及完成时间。

会议管理看似简单,实质上就算再小的会议,如果要把它做好也是得废一番苦心的。

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