会展知识—会展危机预防原则

会展企业在项目运作过程中,出现风险是不可避免的,除了提高企业识别风险、评估风险能力外,会展企业还应该加强风险防范,未雨绸缪,充分调动内外部的积极因素,化险为夷,渡过难关,尽可能降低风险。毅创杭州会展公司认为这是会展企业经营管理的重要任务,也是会展企业做强、做大的必然要求。

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一、树立风险意识

会展企业的管理者以及所有的员工都应该树立风险意识,提高自身的风险防范能力。“永远不要低估危机对旅游业的可能危害,它们是极端危险的。”会展危机是客观存在的,危机的影响不能安全消除,把危机的影响降到最小是危机防范的最根本意图。会展管理者和员工要对各种风险的出现有充分的思想准备,要对风险的出现有一定的预案和应对策略;并且要有基本的风险培训,提高应对危机的综合素质。

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二、合理转移风险

会展项目的运作,涉及租赁、交通、酒店、旅游等不同行业和多个经济主体。会展企业与各相关利益主体共享利益的同时,也要争取共担风险,实现风险的外部化、社会化,促成会展企业风险的合理转移。一些规模较大、实力较强的旅行社,都设有会展旅游部门,专门经营会展旅游业务。这时,会展企业一方面可以通过投保“旅行社责任险”转移风险;另一方面要积极和保险公司沟通,根据会展项目的经营特点选择适宜的险种。

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三、积极与客户沟通

对于会展项目面临的风险,会展企业要通过电话、传真、电子邮件甚至亲自拜访等形式,积极与客户保持良好的沟通,向他们坦诚讲明白目前的情况,争取客户的理解与支持并对公司保持信心。

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四、采取恰当的公共关系政策

一次失败的会议或展览,给组办企业带来的不仅是经济方面的损失,更多的是企业的形象和信誉的损失,并且可能一蹶不振。此时,会展企业应采取恰当的公共关系策略,利用政府、行业组织、媒体等各种途径,扭转危机事件的发生所带来的不良后果,并在更广泛的活动领域里为企业营造一个积极的、和谐的氛围。

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五、培育核心竞争力、增强抵御风险的能力

一方面,会展企业要通过多种途径培养一批会展企业人才,积极参与国际会展业的交流和学习;另一方面,会展企业要明确分工,突出特色,形成各自优势,不要见会就办,要准确定位,在专业化方面做足文章;承办同类型的国内外会展时,则要做出品牌,形成核心能力,培育核心竞争力。

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六、风险自留,提高承担风险能力

由于风险的必然和不确定性,会展企业虽然可能采取了若干有力措施规避风险,但风险的发生仍难以避免。在风险防范上,除了增强意识、减少风险外,还必须在企业可以承受的范围内接受风险带来的损失,也就是所谓的风险自留。

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