大佬级的会议策划人在这些问题中是如何做出完美选择的?

对于会议策划人而言,策划一场会议,重中之重的两大点就是【会议时间】【会议地点】,时间应该怎样选择?,地点应该怎样勘察?

怎样选择才能照顾到所有与会者?等等...棋差一招,招招出错,所以有句话就说的好 ,只要职业选得好,天天都求毛发旺

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那么选择会议时间和会议地点时怎样完美无误的躲避雷区呢?毅创杭州会议公司就为大家展示一下,那些优秀的会议策划人如何秀操作

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首先来说说会议时间吧这个看似最简单的一点,其实陷阱重重

避雷点1→避开关键日期

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不要让你的会议与一些重大会议日期冲突,这样可以既可以保证大多数人能够出席,又可以吸引更多的关注。另外,还需考虑其他因素。例如,在你的会议日期前后有没有其他事情发生?

如果你邀请客人带孩子一起来参加会议,那么会议最好不要放在第二天有课的晚上,客人们都不会久留,因为父母和孩子第二天都要早起上班上学,所以将会议时间推迟到周末会是个更理想的选择。

避雷点2→避开节假日

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不要让你的会议与任何长假或庆祝会议的时间相冲突,比如春节、“五一”“十一”黄金周、中秋节等,因为这些是家庭团聚、休假的日子。如果你的会议是在另外一个国家举办,那么你不但要考虑国际假日,还得考虑当地节日对你的会议的影响。

避雷点3→季节性因素

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奖励性会议通常要考虑会议日期是否正是当地的旅游旺季。如果会议对季节要求不明显,可不可以选在会议举办地的酒店空房率较高时举办呢? 这样在酒店住宿方面省下来的资金则可以用于拓展其他项目。

避雷点4→避开重要运动会及特殊活动

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花点时间对城市里的情况做个全面调查。会议那天会有戏剧节的开幕式、电影的首映式、庆祝活动、特殊活动吗这些活动、会议不仅会影响你的会议的出席率,而且会由于供应紧张而导致你的会议产生额外支出。

下来就是怎样选择会议场所了,这是一门大学问,具体该怎么做呢,咱们从选择步骤一步一步来说

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举办会议首先要选择地区和城市,然后选择场馆和设施。根据会议要求的不同,人们会做出不同的选择。 一般来说,选择会议地址有如下步骤:

A、初步筛选确定侯选名单

B、背景调查

C、实地考察

D、最终选择

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初步筛选

首先,我们需要作出筛选,即根据会议的目标来确定选择目标。如果举办的是大型展览,那么选择就相当简单,我们可以选择会议酒店或会展中心。

如果我们的目标之一是召开会议,那么拥有众多会议室的会议酒店就比度假区酒店合适,因为度假区酒店里让与会者分心的活动和地点太多。当然,酒店并非就一定是首选,你还可以考虑餐厅、主题公园、游船和其他。

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确定侯选名单

逐渐地缩小侯选范围,然后把侯选名单提交给委员会或小组讨论作出最终决定。记住,此时仍然处于调查分析阶段,除非你已经到实地进行了考察,否则千万不要签订任何协议。

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背景调查

确定侯选名单后,应对名单上的会议地址进行一番调查。每家酒店和会议中心都有自己的一套政策,这些政策有的符合你的要求,有的可能不符合你的要求。

近年来深受欢迎的会议地点(尤其是对于小规模的社交会议和活动)还有博物馆、画廊、历史古迹遗址、图书馆甚至动物园等地方。

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实地考察

在最终确定地点之前,去实地考察一下非常重要。你可以通过邮件、网络、旅游管理部门或其他途径获得各种场地信息,但百闻不如一见,这些都比不上亲自到现场走一走看一看有效。酒店有花园、瀑布、长廊、购物中心、餐厅和很多很多其他的服务设施。它不象机场酒店那样会议室旁边就是电梯。实地考察应该留意的就是这样一些地方。

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最终选择最后,该做最终决定了。选址是一个为某个活动选择地点的过程,当你选择了一个地点也就意味着你已否定了其他侯选地点。一旦作了决定,要尽早与各侯选地点联系,以便那些被筛选出局的地点可以与另外的会议团队合作。

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