会展公司在活动前期的准备!

一场活动下来,作为主要责任人,前期应该怎去准备,该准备一些什么呢? 如果您是行业新人,那么杭州会展公司这篇文章可以帮到您!

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  1.活动场地和活动时间

  首先您必须落实活动场地。场地方面,如果是论坛,发布会,年会等大型带有营销的会议,建议就是在酒店举行,保证逼格满满。那么问题了来,如何寻找一个适合自己活动的酒店也有太多的讲究,毕竟价格,场地规格等等因素是关键。如果您是巡展,地推,商演等品牌宣传类型的活动的话,那么场地就需要是露天的地方举行,人流量、客群都是本次活动的考虑因素。其次活动时间要确定下来,这样您才可以做一个详细的周期安排表,随时关注活动的进展。

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  2.大概的活动流程

  一场活动当中,一个好的活动流程,直接影响到活动的正常运行。几点该做什么事情,这个很关键。小编曾经就看过一个失败的活动案例,之所以失败,很大的原因就是流程没有控制好,明明5点可以结束,拖拖拉拉到了8点半还未结束,所以说活动流程就是相当于一本书的主线,目录。

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  3.活动预算的评估

  活动预算就是做这一场活动的总体费用。简单说就是要花多少钱,这个大多也是评估一个公司的实力的前提,小编待在活动公司也有好几年,在初步跟客户沟通的时候,听到的最多的话和对客户说的最多的话,就是关于预算方面了。举个例子,您这场活动有20W的预算,那么您就需要在心里有个公式:住宿费 餐饮费 场地费 酒店押金 活动公司费用 交通费用 礼品费用 ...=   如果您在心里有这么一个公式,做起这场活动来也会非常轻松!

  上面这三点也就是一场活动下来的筹备工作,做好这三点,您就可以好好安排接下来的工作了。

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